使用Todoist 进行时间/任务管理

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时间管理、任务管理的效果有两个方面的提高:

  1. effectiveness 减少用时,保证产出。
  2. productivity 增加产出。

实际上就是,effectiveness 做好了,在有限的时间下内又想多做一些事情productivity 也就能提高了。

时间日志

其实为了提高effectiveness,就需要找到哪些时间不该花从而耽误了真正该做的事情,以及找找哪些任务可以以在更短的时间内完成。那么这就免不了做详细的时间日志:

  • 事无巨细的记录activity log。电子产品可使用RescuetimeMoment
  • 分析activity log,找出低效任务,分析原因。
  • 做出改变。

比如当你分析完成后,发现你每天都会花2 小时以上刷微博、看各类资讯而没有任何增量收益时,或者只是打开手机无聊得翻各个应用都能花上1 个小时。那么就得做时间日志详细的分析分析了。分析之后说不定你发现你上下班时间在路上也有一个小时,也没有好好利用起来。

目标设定

更长期的计划和回顾此处就不再赘述了。这里主要着眼于短期及当日计划安排,且主要使用四象限确定工作优先级: P1 > P2 > P3 > P4 == 0。而这高优先级当然是你最想要的产出,保证了这个完成才能保证effectiveness。

PriorityUrgentnot Urgent
ImportantP1P2
not importantP3P4

实际上,目标设定阶段也许要关注SMART: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound。

设定目标阶段主要关注MART,而将目标拆分成任务时更注重Specific。将目标转化为任务1

  1. 把目标和项目细分为SMART 类型的任务;
  2. 指定任务优先级;
  3. 按照优先级别排序;
  4. 对P1/P2 任务估时,对整体时间的20%-40% 留空。

对应上述几项,可以使用Todoist:

  1. 任意级别的子任务拆分,拆分到做一个task 在一个小时以内即可;
  2. 可以在编写Task Title 直接输入优先级别如p1
  3. Todoist 当日任务,默认就是按照优先级别排列的,所以只要安排好任务,接着按照这个列表做事情即可。
  4. 结合第一条,使用番茄钟2 的个数来估时,可以给每个任务打一个label,比如pd1pd2等。而且当天任务最好不要超过10 个番茄钟。

TIPS

其实个人觉着Todoist 最好的一点是可以做语言解析从而设定对应的时间,只需要在添加任务是一并写入任务中即可。

  • 比如设定具体的时间:tomorrow after noon7/11 at 12 即可。
  • 或者是固定时间重复的事情比如read a book every three workdays

任务执行

前面做好规划了,那么按照__优先级__做即可。但是执行前得注意检查当天任务规划是否合理:

  • 每天p1 的任务不要超过3 件为好。其他任务可以拖延,但是p1 任务不能拖延。
  • 每天规划的任务最好不要超过10 件,最好不要超过10 个番茄钟的任务。

执行时最好也是结合番茄工作法进行,这样能使当天任务有条不紊的进行。

我个人还会针对做的事情花的时间进行统计,比如我花在生活、工作、学习提高等各个方面的时间分别是多少从而做到较好的平衡。读过《异类》的朋友都知道,你在一件事情上花的时间越多,比如达到10000 小时,你就越可能成为专家。对于我个人来说,也至少需要使用所有时间的20% 学习提高,不然逆水行舟。

  • 使用Toggl 记录时间,每个任务都会对应一个project(比如工作、学习提高)。
  • 使用其Chrome 扩展Toggl Button 跟Todoist 结合,这样只要在todoist.com 上,鼠标放到某个task 上时就会有start timer 的提示记录这个task 的时间了。并且一会儿会弹出提示选择对应的一个Project
  • 如果你在执行任务时还不喜欢干扰,可以使用Zapier 把Toggl 和Rescuetime 结合起来。当你在使用Toggle 计时时,会触发Rescuetime 的FocusTime,从而在这段时间禁止你访问在Rescuetime 标记的低效率的Distracting websites。

TIPS

对于付费用户,Todoist 还可以增加基于地理位置的提醒。比如到家后提醒,到办公室提醒。

结语

Effectiveness 其实就是要个人做“正确的事情”、做“最值得期待最重要的事情”,并且尽量保证完成。在这个基础上,找出哪些没有必要做的事情,或者不太值得做的事情;把这一部分省下来的时间用来做“最值得期待最重要的事情”,也就productivity 的提高了。

  1. 《时间管理:高效率人士的成功利器》,商务印书馆 

  2. 《番茄工作法图解》,人民邮电出版社 

Original post: http://blog.josephjctang.com/2016-07/time-management-in-todoist/

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